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物业公司工程部工作分配及人员调配方案

时间:2023-03-08   访问量:741

  物业公司工程部工作分配及人员调配方案

  (一)工作分配流程

  1、工程部各专业主管分别制定设备维修保养计划,各专业设备维修保养计划报工程部经理审批后,统筹安排,形成大厦设备正常维修保养计划表;

  2、工程部各专业主管按照设备正常维修保养计划的要求,将设备维修保养任务分别落实到各专业班组和工种,安排具体维修保养人员,落实保养时间和措施;

  3、各班组维修保养人员按照计划安排的时间、内容和要求,按时对所分管的设备进行正常维修保养工作。每次维修保养前,对设备运行记录进行检查,准备好维修工具和器材,按照维修保养规程进行调试、紧固、加油,使设备正常运转;

  4、各专业班组每次对设备进行正常维修保养时,均填写设备正常维修保养记录;

  5、各专业主管和领班,要认真做好设备正常维修保养的组织工作。每次比较重要的设备维修保养完成后,主管要进行检查,工程部经理亦要进行抽查;

  6、在工作分配的时间安排上,如因故障维修量大,影响到正常计划维修时,主管有权先安排故障维修,后再将正常维修的项目补上。  

  (二)人员调配流程

  1、正常情况下,按工程部的职位结构图及人员组织,负责各自的职责范围,完成自身的班组工作;

  2、由于某些突发的因素,个别班组难以完成自身范围的职责,需班组之间协助,由各分管主管协商,即可相互调派人力、工具等;

  3、工程部经理完全有权根据工作情况,临时调配人力,各专业主管均应服从;

  4、如技工本身要求调换班组,首先由本人提出申请,写明调出理由,经本专业主管签意见,上报工程部经理,工程部经理有决策权;

  5、工程部组织机构的调整,应申诉理由上报人力资源部,得到批准后,即可实施。

  (三)日常报修流程 

  1、外部门请修单,由工程部办公室登记、记录收到时间。工程部发出请修单也要登记、记录收到时间,由所报修相关专业主管标上达标工时。

  2、以上请修单按以下规定分列优先工作次序:

  

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  3、急修单必须在24小时内维修完工。一般请修单应在七日内完工,积压超过七日,需每周填报七日以上积压单,报工程部经理及总经理。 

   

  4、请修单工作范围大,工作量超过10个工以上或影响大厦正常营业,应汇报工程部经理,作计划安排。 

  5、请修单完工后每日汇总工程部办公室注销返回各部门,注销时应注明时间。 

  6、对不能完成的请修单由工程部办公室注明原因退回各部门。

  (四)重大设备保养流程

  1、大厦重大设备应有专人,定时进行日常保养,专业管理应亲临现场,工程部经理负责检查。 

  2、大厦技工难以胜任的保养、维修项目,应由工程部上报大厦管理层,委托专业公司进行。 

  3、委托专业公司时,应先寻价、填表、审批、签约。 

  4、专业公司保养、维修过程中,各有关主管、技工应跟班,逐渐转变成本部门维修、保养。 

  5、各主管应详细记录每次维修保养的内容、方法、使用的工具、所花的人力、更换的备件等详细材料,物业管理圈,经工程部经理审阅,留档。 

  (五)物资采购

  1、物资采购流程 

  ①各专业主管根据维修保养需要,填写“物资采购表”,经工程部经理审批后,报财务部。 

  ②工程所需物资,原则上均由采购部统一购买,由于实际难度较大,工程技术人员可协助,但一般不得自行采购。 

  ③工程部要协助采购部进行多方案择优,防止采购质次价高,性能低劣的产品。 

  (六)档案管理工作流程 

  1、档案是汇集和积累设备运行状态的基本工作,是提供分析研究设备在使用期的改进,探索管理和检修规律,增加对设备的认识和了解,提高维修和管理水平的有力措施。 

  2、因此大厦的各种大型设备、关键性设备、技术性较复杂的设备均应建立设备登记卡,应将设备的名称、作用、安装地点、厂家、型号、品牌数据、设备附件、估计使用年限、易损件名称规格及维修要求,记录水维修、保养、故障的记录。

  3、为使档案成为活的资料,要不断丰富档案的内容,使之成为大厦的重要财富,档案管理作业程序可依如下10个步骤:物业管理圈①点数、②登记、③整理、④分类、⑤立案、⑥编目、⑦典藏、⑧防护、⑨应用、⑩定期清理。 

  (七)费用控制流程

  1、工程部要编制设备维护保养及能源消耗的年度计划。 

  2、财务部应根据上年度的实际费用情况,考虑物价上涨的因素,审核批准。

  3、按季度进行计划费用及实际费用的比较,无论是少支出或是多支出,工程部均应书面分析理由,以利采取相应的控制措施。 

  4、将维修费用及能源消耗分摊到各个部门,以激励各部门认真保护设备和节约能源。 

  5、用年维修费用率来考核工程部的工作,以防止多换零配件而减少修理。

  6、对费用控制确有成效者,给予奖励。

    

  (八)设备投资决策程序

  1、提出投资方案:投资方案应包括投资的目的、投入与产出的估算、“货比三家”的建议。 

  2、审核:投资方案出台后,财会人员要进行审核,分析投入与产出的估算是否正确,是否会引起其他投资,周转资金是否足够,如有缺口如何解决。经审核后,财务部门对设备投资方案提出建议。 

  3、决策:财务部门审查确认后要上报管理部门审批,需用资金较多的设备需由总经理决策,并报分管局或董事会批准。 

  4、执行:项目批准后,要及时付与实施,从严控制预算费用,并力求节省。

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